8 perguntas que você precisa fazer antes de escolher o software de restaurante
A escolha por um sistema para restaurantes nunca deve ser feita no impulso.
É importante ter certeza de que a solução será efetiva para o negócio, para não pagar caro por um produto que não resolve os seus problemas.
Além disso, o suporte técnico e a qualidade do atendimento também são quesitos essenciais que precisam ser considerados nesse tipo de aquisição.
Então, antes de você decidir, considere algumas questões que ajudarão a fazer a melhor escolha, de acordo com os objetivos do seu negócio e com a sua possibilidade de investimento.
1° O software atende as necessidades do meu restaurante?
A primeira coisa que precisa ser compreendida é que existem diferentes tipos de sistemas, cada um com um foco de atuação, um tipo de objetivo, uma forma de operar e também aqueles elaborados a partir de empresas fornecedoras que contam com dinâmicas distintas.
Na primeira pesquisa pelo mercado, é interessante verificar quais são os sistemas que conseguem cumprir a demanda do seu negócio. Não existe uma opção que será melhor em todos os tipos de situações.
Restaurantes menores têm problemas e desafios completamente diferentes de quem já opera em uma rede com filiais, por exemplo.
O mais importante é comparar as funcionalidades com as necessidades da empresa.
Por isso, ao buscar um sistema fiscal para food service, tenha o cuidado de selecionar uma empresa que tenha expertise comprovada na área e que oferte produtos alinhados tanto com o seu tipo de negócio quanto com o seu perfil de gerenciamento.
Pesquisa e experimentação nessa hora são fundamentais.
Por fim, uma vez resolvida a questão, poderá ver como a sua operação diária dará um salto no que diz respeito à qualidade dos processos e também quanto à agilidade deles.
2° Vou ter assistência técnica e suporte?
Imagine a seguinte situação. Já são 23h de um feriado, sua casa está cheia e de repente, tudo para de funcionar!
Você faz contato com a assistência técnica do seu software e ninguém lhe atende por não haver funcionários de plantão, ou seja, está completamente desamparado pelo fornecedor.
É uma situação bem difícil não é mesmo?
Para evitar isso, certifique-se de que a empresa oferece assistência técnica e suporte e se os horários deles são compatíveis aos do seu restaurante.
Caso seja um fornecedor que atenda nacionalmente, e a sede da empresa não seja em sua região, pergunte como funciona o atendimento e suporte em outros estados.
3° Existe um programa de capacitação ou treinamento?
Gestores mais tradicionais normalmente tendem a ter resistência a mudanças, sejam elas quais forem.
Contudo, em um mundo digital onde tudo parece girar cada vez mais rápido, quem não consegue se adaptar acaba perdendo a competitividade e vendo seus resultados minguarem.
Muitas vezes a maior barreira está em aprender uma nova habilidade ou verdadeiramente assumir uma ferramenta mais moderna.
Se você tem esse receio, mantenha a tranquilidade pois, a cada dia, todas as empresas, especialmente as de tecnologia, estão cada vez mais preocupadas em tornar os processos e os treinamentos mais fáceis de serem assimilados.
Dica: Restaurante na era digital – Como satisfazer clientes exigentes?
Basta lembrar que, antigamente, tanto equipamentos, quanto sistemas para restaurante vinham com manuais gigantes ou precisavam ser comprados em conjunto com cursos para serem utilizados.
Hoje, porém, quase tudo é operado com poucas linhas de instruções.
Mas, por mais intuitiva que seja a opção escolhida, é recomendável checar se existe um programa de capacitação ou treinamentos, mesmo que sejam apenas uma série de vídeos curtos explicando as funcionalidades e a operação do sistema.
Por ser uma ferramenta de trabalho, é importante que o time já tenha uma noção básica antes de começar a utilizar o software na prática.
Naturalmente, quanto mais experiência, melhor a produtividade da equipe com o sistema, mas não vale a pena correr o risco de comprometer um dia de trabalho enquanto os colaboradores tentam aprender a utilizar a ferramenta na tentativa e erro.
Por fim, os treinamentos são rápidos e fáceis de serem realizados. Tudo sem muita complicação e orientados a colocar logo em prática as ferramentas em questão.
4° O fornecedor do sistema de food service possui credibilidade no mercado?
Sites como o Reclame Aqui, Google, as redes sociais da empresa, são locais fáceis e rápidos para encontrar a reputação do software que você está buscando.
Então, não se deixe levar por uma propaganda bonita.
Tem uma frase que eu gosto muito: “Observe o que a pessoa faz, não o que fala”, ou seja, o site da empresa pode vender um produto perfeito, mas algumas vezes ele não condiz com a experiência do consumidor.
Por isso, pesquise bastante, converse com outros clientes, pergunte como o sistema está ajudando ele no crescimento da empresa e quais pontos que o sistema deixa a desejar.
Para facilitar sua vida, elabore um roteiro com as principais dúvidas, faça – as tanto para o fornecedor, quanto ao usuário do programa e depois compare-as.
Dessa forma, busque ter claro cada informação para fazer a escolha certa.
5° Ele possui uma interface intuitiva?
Por mais que seja complexa e grande a estrutura interna de um sistema para restaurante, com integração de ferramentas, computação em nuvem, validação de protocolos e todo tipo de procedimentos…
Ele sempre tem que ser programado para promover uma relação de simplicidade em sua utilização.
Pense bem: quantos aplicativos você tem em seu smartphone que usa todo dia e nunca precisou ter nenhuma aula ou curso para poder manusear?
O que parece é que, de uma maneira ou de outra, já sabemos usar cada um deles.
A verdade é que esse pensamento não está errado.
Como já temos uma vida digital bastante movimentada, as soluções de usabilidade que são encontradas por alguns programas acabam sendo compartilhadas por outras e aí tudo fica mais natural.
Para funcionar bem um bom programa para restaurante não precisa ser complicado, basta ser eficaz, como já dizia Leonardo da Vinci: “A simplicidade é o último degrau da sofisticação”.
6° O sistema para restaurante conta com uma operação dinâmica?
Ao escolher um programa que condiz com a sua necessidade e padrão de operação, a rotina do restaurante certamente fica mais dinâmica.
Seu controle de estoque se torna cada dia menos uma dor de cabeça e cada vez mais uma ferramenta estratégica de gestão.
Seu financeiro deixa de ser calculado com lentidão e, mais importante, sem os enrolar vez ou outra acontecem quando a operação é manual.
Você deve também pensar na experiência dos clientes. Imagine um sistema mais fácil, de pagamento ágil e rápido.
Assim, eles terão a chance de desfrutar de um atendimento mais agradável tendo seu tempo de espera diminuído à medida que a cozinha começa o preparo das refeições sem demora.
Além disso, a possibilidade da troca da ordem dos pedidos que chegam é eliminada.
Isso quer dizer mais agilidade e qualidade nos serviços.
Significa também que o tempo médio de rotatividade das mesas diminui e que o volume do tíquete médio, ao mesmo tempo, pode aumentar, visto que os pedidos saem com menos tempo de espera.
7° Posso ter acesso às informações do meu food service por app ou plataforma online?
“Informação é crucial. Nunca vá para a batalha sem saber o que pode estar contra você.” ( A arte da guerra – Sun Tzu)
Correr riscos é uma característica bastante comum entre empreendedores. Porém, alguns podem ser evitados, vou explicar.
Quando você vai fazer uma viagem, especialmente para um local totalmente desconhecido por você, qual sua primeira atitude? Tenho certeza que é buscar informações.
Quanto mais conhecimento você tiver, mais seguro se sente, não é mesmo?
E quando você chega ao seu destino, deixa de buscar informações porque pensa que já sabe de tudo? Bom, acredito que não, até porque não é a melhor decisão.
Antes de abrir um negócio, é comum que os empreendedores pesquisem e estudem um pouco sobre o ramo em que deseja atuar, mercado, concorrência, público-alvo, fornecedores,etc. Possivelmente você fez isso antes de iniciar o seu.
Ao mesmo tempo, é comum que alguns deixem de fazê-lo depois que começam a operar, tomados pela correria do dia a dia, acabam se deixando levar pelas inúmeras tarefas e postergam dados importantes do seu food service.
Assim como você não larga o celular, ou o guia de informações quando viaja a um lugar desconhecido, acompanhar o que acontece em seu restaurante diariamente é essencial para não se perder em seu próprio negócio.
Por isso, ter acesso a essas informações na palma da mão, há qualquer hora e em qualquer lugar é essencial para não ter que lidar com surpresas desagradáveis.
8° O software integra todas as áreas do restaurante?
Quais as consequências quando não há uma integração na gestão do food service?
- Ruptura de estoque;
- atendimento lento;
- erros nos pedidos;
- imprecisão na gestão financeira;
- falhas no controle de compras;
- falta de tempo e dados precisos para planejar o crescimento da empresa.
Algo bastante frequente em restaurantes é a falta de diálogo dos seus departamentos, por exemplo:
O funcionáro da cozinha vai ao estoque pegar um determinado ingrediente,mas não dá baixa no sistema. O que vai acontecer? A temida ruptura de estoque.
Ao não dar baixa no sistema o setor de compras não é acionado, ou seja, quando acabar o produto eles não vão saber, pois o controle não está sendo feito.
Por outro lado, quando você faz o controle das operações de produção, a gestão de compras e estoque fluem e a gestão financeira ocorre de forma mais eficiente e equilibrada.
